背景

近年の経済状況の変化は、輸出入の状況に大きな影響をもたらしています。事業資金が限られる状況で、小さな輸入業者にとってはわずかなインボイスの記載ミスでも危機につながる可能性があります。今や調達のニーズが世界中に広がり、インボイスの数は増える一方ですが、金額をいちいち確認するのは手間がかかります。請求金額が正確かどうかの確認は、経済状況の厳しい昨今、非常に重要な問題です。

ロジスティクスプロバイダーである当社は、お客様の荷物がいつ、どのような方法で出荷されるかを熟知しています。物流会社のインボイスをチェックし、余分な運賃がかかっていないかどうかを調べるのには絶好の立場と言えるでしょう。

当社のお客様では最近、物流会社を1社から4社に増やしたため、日常的に処理しなくてはならないインボイスの数が飛躍的に増えた会社があります。この会社は過払い防止策としてのインボイス監査の重要性を認識しており、正確で速く、費用効果も高いチェック体制を求めていました。

状況

このお客様は、社内のスタッフを増やして監査に対応するか、監査の専門家に委託するかを検討しましたが、新たなスタッフを雇い仕事を覚えさせる事はしませんでした。何故なら、インボイス1枚のチェックに15分以上かかることもあり、手作業による監査は非効率なため、時間の無駄だと判断したのです。

また手作業による監査は人的ミスが起こりやすいこともわかっていました。つまり、この問題に対応するには自動化のソリューションが最良であるという結論が明確に
導き出されたのです。

結果

そこでOOCLロジスティクスが導入したのが「PODIUM® 支払監査システム」です。このシステムには様々な条件に対応した監査規則が組み込まれ、監査プロセス全体をコンピュータ処理し、顧客のニーズに合わせて自動的に実行されます。さらに当社の広範な知識や長年の経験も活用し、簡単な操作で監査プロセスの設定変更ができるようにしました。

• お客様はすべての監査結果を社内システムに取り込むことができ、物流会社への正確な支払いが保証されます。
• インボイスをマニュアルチェックするスタッフは不要です。請求ミスが起こった場合、記録の作成と物流会社への直接送付が行われます。そして業者は内容の確認を行い、金額の訂正を行います。
• 今では、このお客様はインボイスの処理について明確な目標を掲げ、サービスの質が良くない業者に対して交渉力を発揮しています
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当社の監査サービスをさらに向上させ、総合的なソリューションを提供するため、OOCLロジスティクスはこれから数年で監査能力を拡大していきます。将来的には、このような単調な作業をすべて当社に委託できるようになるでしょう。システム拡大により、NVOのような新たなお客様にもサービスを提供できるようにしていきます。また売買レートの監査を処理するシステムを発展させ、お客様が中核業務に多くの時間と資源を投入できるようにいたします。